System CRM dla firm z branży instalacyjnej
Case study z wdrożenia systemu CRMExpert u naszego klienta z branży HVAC
Firma instancyjna z branży HVAC – ogrzewanie, wentylacja i klimatyzacja, pozyskuje klientów, którzy są zainteresowani tego typu usługami zarówno w domach prywatnych jak i firmach. Specjalizuje się w serwisowaniu instalowanych przez siebie urządzeń. Serwis wiąże się również z naprawami gwarancyjnymi oraz pogwarancyjnymi.
Potrzeba zmian, rozwój przedsiębiorstwa
Właściciel rozwijał firmę i potrzebował systemu który zapewni mu ewidencję danych. Poszukiwano systemu, który wspierałby przy pilnowaniu dat serwisów i całego procesu serwisowego oraz pokryłby wszystkie potrzeby handlowców.
Równolegle z rozwojem przedsiębiorstwa, system CRMExpert był także rozwijany, a procesy automatyzowane, aby wspierać pracę handlowców, serwisantów, osób wystawiających faktury i zarządu.
Praca z systemem CRMExpert
Klient
Pozyskując klienta, w systemie, w zakładce „klient” można zarejestrować wszystkie podstawowe informacje o danym kliencie, takie jak dane teleadresowe, adresy e-mail itd., ale również wprowadzić dodatkowo rozszerzone informacje jak:
- Dane windykacyjne
- Adres do faktury elektronicznej. System CRM automatycznie wysyła faktury do klientów.
Każdy kontrahent ma przypisanego w systemie opiekuna serwisowego i instalacyjnego, co ułatwia późniejsze zlecanie prac.
Mapa serwisowa
System został wyposażony w mapę serwisową podziału kontrahentów. Na mapie pokazani są wszyscy nasi kontrahenci. Możemy wybrać zakres widoku np. Warszawie czy cała Polska albo w obrębie najbliższych 5 km. Mapa daje nam szereg funkcjonalności: możemy podzielić kontrahentów na opiekunów i rozpoznawać ich po kolorach pinezek na mapie przypisanych do każdego z opiekunów. Po kliknięciu w daną pinezkę możemy zagłębić się w dane szczegółowe klienta.
Ofertowanie klientów i proces sprzedaży
Kiedy potrzebujemy wystawić klientowi ofertę, wszystko możemy zrobić z poziomu systemu. Na kolejnych etapach procesu handlowego ofertę klienta możemy zmienić na zamówienie, a następnie na fakturę sprzedaży.
Każda oferta ma swojego opiekuna handlowego, który czuwa nad procesem sprzedaży. Opiekun może wygenerować dokument PDF oferty. Dokument ten można dostosować do potrzeb firmy. Szablon jest bardzo rozbudowany i całkowicie definiowalny przez klienta. Treści do dokumentu są pobierane automatycznie z systemu. Do oferty można również dołączyć zdjęcia. Tylko jedno kliknięcie dzieli od zamiany oferty na zamówienie.
Na podstawie gotowych zamówień księgowa może wystawić automatycznie faktury i od tego momentu w dokumentach nie ma już możliwości wprowadzania zmian.
Raporty i statystyki
System dostarcza pracownikom i właścicielom wiele statystyk, przydatnych w codziennej pracy. Firma bada ile rocznie pozyskuje klientów, czy serwisy, a może instalacje są dla przedsiębiorstwa bardziej opłacalne. Ważnymi raportami do codziennego funkcjonowania firmy są trzy sekwencje raportów:
Handlowiec dostaje po południu do godziny 16:00, raport z listą prac do wykonania dla technika na następny dzień. W tym momencie można jeszcze nanieść zmiany na raporcie.
Następnego dnia rano technicy dostają listę prac do wykonania. Przed wyjściem z biura technik dostaje wydrukowaną listę, zawierającą informacje gdzie ma pojechać, jaką pracę wykonać oraz inne szczegółowe informacje np. sposób w jaki klient płaci za usługę.
Kolejnego dnia do opiekuna trafia raport prac wykonanych. Opiekun może zadzwonić do klienta zapytać czy wszystko poszło zgodnie z planem i wystawić fakturę.
Faktury
Firma borykała się z problem nadmiaru pracy, podczas dużej ilości zamówień – dział fakturowania miał bardzo dużo ręcznej pracy, ponieważ każdą fakturę trzeba było weryfikować ręcznie i akceptować.
Obecnie z systemem CRMEpert, księgowa wie, że prace są zakończone i wystarczy jednym kliknięciem wygenerować faktury sprzedażowe. Dane są generowane na podstawie informacji wpisanych w zamówieniu. Dodatkowo do klienta zostaje wysłany mail z załącznikiem z postaci faktury do opłacenia.
System posiada bardzo rozbudowany model płatności. Uwzględnia płatności zaliczkowe, przedpłaty, wpłaty częściowo gotówką, zapewniając pełną elastyczność klientom firmy.
Urządzenia
Firma opiera swoją działalność na instalacji i serwisie urządzeń, dlatego w systemie nie mogło tego zabraknąć. Rejestr urządzeń jest tutaj kluczowy. Każde sprzedane czy serwisowane urządzenie musi zostać zarejestrowane w systemie wraz z podstawowymi parametrami jak: nazwa, kontrahent, producent, gwarancja, nr seryjne, czynniki chłodnicze oraz inne parametry.
W systemie jest zarejestrowanych ponad 6000 urządzeń – daje to wielki zbiór danych do statystyk i raportów. Każde urządzenie ma również swoją historię serwisową.
Przy urządzeniu warto też wpisywać częstotliwość i koszty serwisu. Na podstawie tych danych będzie później generowane lista serwisowa.
Lista serwisowa
Ważną funkcjonalnością systemu są listy serwisowe, które są analizowane przez opiekunów klientów. Handlowiec na podstawie dat wpisanych serwisów, może wygenerować listę serwisową i zadzwonić do klientów, u których zbliża się czas przeglądu i umówić wizytę na serwis urządzenia.
Moduł zarządzania – godzinówki
W przedsiębiorstwie, serwisanci są rozliczani z ilość przepracowanych godzin w danym tygodniu/miesiącu. Logując się do systemu muszą oznaczać czy w danym dniu pracowali czy mieli dzień wolny. System pozwala na wprowadzenie stawek godzinowych w jakich pracują serwisanci, w zależności od poziomu doświadczenia, trudności zadania, samodzielności fachowca. Na koniec, kierownicy muszą potwierdzić czy prace danego serwisanta zostały wykonane, aby zostało mu wypłacone wynagrodzenie.
W tym module są również zliczane kwestie premii i zwolnień chorobowych.
Na każdym pracowniku można wygenerować raport miesięczny/roczny i sprawdzić ile godzin przepracował na danej stawce, ile w weekendy, a ile w święta. Można sprawdzić jakiej wysokości otrzymywał premie i jaka jest jego średnia stawka godzinowa.
Efekty po wdrożenie systemu
System CRMExpert zapewnił firmie pełną ewidencję wszystkich urządzeń i pełną kontrolę nad pracą serwisantów.
Dostarczył również szereg raportów, które pomagają ocenić efektywność pracy serwisantów czy zbadać najbardziej opłacalne źródła przychodu firmy.
Dzięki zautomatyzowaniu procesów, np. fakturowania ogranicza się ilość błędów do minimum i oszczędza dużo czasu, który można poświęcić na inne zadania.
Jesteś zainteresowany CRMExpert? Zadzwoń!